Cómo facturarle a un broker

1. Lea el rate con antes de cargar

El rate confirmation es el contrato de esa carga, y casi siempre dice exactamente cómo quiere el broker que le facture. Antes de ir al shipper, busque:

• Los términos de pago. Casi siempre Net 30, a veces más. También si ofrecen quick pay y cuánto cobran por él.
• A dónde se manda la factura. Un correo de billing, un portal, o la compañía de factoring si usted factoriza.
• Qué papeles exigen. Casi siempre el POD firmado. Algunos piden también el BOL, recibos de lumper o fotos.
• Las fechas límite. Hay brokers que no pagan facturas que llegan después de cierto número de días, o que cobran una multa por papeles tarde.

2. Consiga el POD firmado y limpio

El POD casi siempre es el bill of lading firmado por el receiver, y es el papel que más seguido detiene su dinero. En el dock:

• Que firme y ponga la fecha, y que escriba su nombre con letra de molde.
• Cualquier faltante o daño se escribe ahí mismo. Si todo salió bien, que no diga nada.
• Tome foto de todas las hojas antes de salir: planas, con buena luz y con las cuatro esquinas en la foto. Un POD que no se lee no se paga.

3. Haga la factura

En contabilidad comparan su factura contra el rate con, línea por línea. Póngaselo fácil:

• Primero el número de carga del broker. Es con el que ellos buscan. El suyo va abajo.
• Que cuadre al centavo con el rate con. Line haul, fuel surcharge y cada accesorial en su propia línea.
• Solo cobre accesoriales que el rate con permita, o que le hayan aprobado por escrito, con el recibo adjunto.
• Ponga los términos y la fecha de vencimiento, y a dónde mandar el pago (o el remit-to de su factoring).
• Numere las facturas en orden y nunca repita un número.

4. Arme el paquete

Mande todo en un solo PDF, en este orden: la factura, el rate con firmado, el POD firmado y los recibos. Un solo archivo no se separa en el correo de nadie, y nadie tiene que abrir cuatro adjuntos para pagarle. Póngale de nombre el número de carga del broker y su número de factura.

5. Mándela el mismo día

El reloj de los Net 30 no empieza cuando entrega la carga: empieza cuando el broker tiene la factura completa en la mano. Cada día que la factura se queda en su teléfono es un día más que usted espera su dinero.

Mándela al correo de billing que dice el rate con, con el número de carga del broker en el asunto. Si usan portal, súbala ahí - y guarde el comprobante.

6. Dele seguimiento

Confirme que la recibieron en los primeros días. Después, cobre el día del vencimiento, no un mes después. Tenga siempre a la mano la lista de quién le debe y desde hace cuántos días; esa lista es la diferencia entre acordarse y no acordarse.

Si de plano no pagan: qué hacer cuando un broker no le paga.

Por qué rechazan facturas

• Falta el POD o no se lee la firma.
• El total no cuadra con el rate con, aunque sea por cinco dólares.
• Falta el número de carga del broker, entonces no la encuentran en su sistema.
• Un accesorial sin aprobación por escrito ni recibo.
• Llegó al correo equivocado, o a la persona que ya no trabaja ahí.
• Factura repetida con el mismo número que otra.

Ninguna de esas es discusión de dinero. Todas son de papeles, y todas se arreglan antes de mandar.

En RIZE

La carga guarda el número del broker y el rate con. Al entregar, el chofer manda la foto del POD desde el teléfono. Usted le da a facturar y sale el PDF con los tres papeles juntos, directo al correo del broker - con el correo de su compañía para que le contesten a usted. Después, la lista de cobros le dice quién debe y desde cuándo. Todo por $39 al mes: ver el precio.